STANDARDE ALE CODULUI CONTROLULUI INTERN MANAGERIAL

Rezultatul standardului

Conducerea entităţii publice asigură elaborarea procedurilor documentate într-un mod unitar, pentru procesele majore sau activităţile semnificative desfășurate în cadrul entităţii şi le aduce la cunoştinţă personalului implicat.

Cerințe

Conducerea entităţii publice se asigură că, pentru procesele și activităţile declarate procedurabile, există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în proceduri documentate.
Pentru ca procedurile să devină instrumente eficace de control intern, acestea trebuie:

– să fie precizate în documente scrise (proceduri documentate);

– să se refere la toate procesele şi activităţile importante;

– să asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor;

– să fie simple, complete, precise şi adaptate proceselor şi activităţii procedurate;

– să fie actualizate în permanenţă;

– să fie aduse la cunoştinţă personalului implicat.

Procedurile documentate elaborate trebuie să fie în conformitate cu structura prevăzută în prezentul ordin sau cu o procedură de sistem privind elaborarea procedurilor la nivelul entității publice.

Procedurile trebuie să asigure o separare a funcţiilor de iniţiere, realizare, verificare, avizare și aprobare a operaţiunilor, astfel încât acestea să fie încredinţate unor persoane diferite. În acest mod se reduce considerabil riscul de apariție a erorilor, fraudelor, încălcării legislaţiei precum şi riscul de nedetectare a problemelor pe fluxul unui proces sau activități.

Conducătorii entităţilor publice în care, din cauza numărului mic de salariaţi, se limitează posibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi responsabilităţilor, trebuie să fie conştienţi de apariția riscurilor menționate anterior şi să compenseze această limitare prin măsuri de control suplimentare implementate pe fluxul proceselor sau activităţilor procedurate.

În entităţile publice, accesul la resurse precum şi protejarea şi folosirea corectă a acestora se reglementează prin acte administrative, care se aduc la cunoştinţa salariaţilor. Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora.

Conducerea entităţii publice se asigură că, pentru toate situaţiile în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor. Circumstanţele şi modul de gestionare a situaţiilor de abatere de la politicile şi procedurile existente se analizează periodic, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.

Întrebări de verificare a implementării standardului

1. Pentru activităţile procedurale au fost elaborate și/sau actualizate proceduri documentate?

2. Procedurile elaborate respectă cerințele  minimale prevăzute de standard, pentru a fi un instrument eficace de control?

3. Procedurile elaborate respectă structura unitară stabilită la nivelul entității?