STRUCTURA e-S.C.I.M

Reprezintă funcționalitatea de integrare a tuturor documentelor necesare pentru implementarea etapelor constitutive ale Sistemului de Control Intern Managerial permițând, astfel, interacțiunea cu documentele specifice instituțiilor sau organizațiilor vizate.
Totodată, modulul permite operaționalizarea documentelor în masă, parțial sau total selectiv, indiferent de gradul de modificare al fiecărui document. Modificările aduse sistemului vor putea fi operate simultan, în timp real, indiferent de gradul modificărilor aduse sau de numărul de documente ce urmează a fi modificate.

Constituie elementul cheie în managementul integrat al unei organizații sau instituții. Prin intermediul acestui modul, întreaga documentație este alocată compartimentelor active pentru care a fost elaborată. Documentația poate fi accesată fie doar de persoanele din cadrul respectivului compartiment activ, fie de către orice altă persoană desemnată de către conducătorul compartimentului activ sau al entității. Vizualizarea sau modificarea documentației atribuite compartimentelor active se poate face direct din Modulul Organigramă Dinamică. Astfel, fiecare compartiment activ sau responsabil de proces poate să-și personalizeze în totalitate repartiția documentației specifice Sistemului de Control Intern Managerial sau orice alt tip de documentație, nefiind necesară explorarea întregii biblioteci de dosare/foldere.

Cu ajutorul acestui modul documentele organizației sunt stocate în format digital pe termen lung într-un mediu protejat. În cadrul acestui modul, fiecare compartiment activ își va putea defini propria structură de foldere pentru arhiva de documente. Totodată, arhiva de documente poate fi accesată de orice utilizator al platformei alocat organizației respective.

Procesul de învățare și testare a cunostințelor de integrare a etapelor constitutive ale Sistemului de Control Intern Managerial este posibilă prin intermediul Modulului e-Learning, care pune la dispoziție două manuale unice:

• „Sistemul de Control Intern Managerial în Entitățile Publice” un manual dedicat tuturor persoanelor implicate în dezvoltarea și implementarea sistemului de control;
• „Auditul Sistemelor de Management și Control Intern” un manual dedicat personalului cu atribuții de auditare a acestuia.
  Ambele materiale urmăresc și dezvoltă partea practică a celor două activități. Astfel, odată cu parcurgerea acestor manuale și finalizarea acestei etape prin testul final, utilizatorii care au parcurs acest proces vor fi capabili sa aplice noțiunile și practicile dobândite. Pe toată durata de studiu a celor două manuale, utilizatorii pot beneficia de suport tehnic de specialitate și seminarii dedicate, în vederea dezbaterii și explicitării termenilor sau noțiunilor neînțelese.

Modulul e-Learning oferă posibilitatea utilizatorilor de a promova propriile materiale didactice sau informatice, prin utilizarea tuturor funcționalităților acestui modul. Modulul face posibilă inițierea de formare/perfecționare a angajaților din interiorul entității, în orice moment, fără a fi necesară contractarea serviciilor externe în acest sens.

Are funcționalitate multiplă putând opera pe mai multe niveluri ierarhice, respectiv:

• pentru entitățile subordonate ierarhic asigură atât generarea automată a Chestionarelor de autoevaluare, a Situației centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie…, Capitolul I Informații generale și Capitolul II Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie …., respectiv a Raportului final asupra sistemului de control intern managerial, cât și transmiterea acestora către entitățile ierarhic superioare;
• pentru entitățile ierarhic superioare asigură atât generarea automată a Chestionarelor de autoevaluare, a Situației centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie…, Capitolul I Informații generale și Capitolul II Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie …., respectiv a Raportului final asupra sistemului de control intern managerial, centralizarea datelor din documentele de raportare asupra S.C.I.M. recepționate de la entitățile subordonate, cât și transmiterea acestora către entitățile responsabile cu centralizarea tuturor datelor;
• pentru entitățile responsabile cu centralizarea datelor asigură atât generarea documentelor proprii de raportare asupra S.C.I.M., cât și centralizarea tuturor datelor primite din teritoriu;

Funcționalitatea modulului este integrată într-o interfață grafică de tip Diagramă/Organigramă, de unde pot fi accesate toate datele generate de sistem. Astfel, toate entitățile integrate în e-S.C.I.M. pot  constitui o hartă dispusă ierarhic, prin care se pot vizualiza, raporta și centraliza informațiile specifice Sistemului de Control Intern Managerial sau a oricărui alt tip de sistem personalizabil la cererea entității.

Modulul Anexe si Rapoarte are trei funcții principale:

• Generare – generează, în mod automat, ca urmare a prelucrării datelor introduse în platformă, toate documentele necesare pentru justificarea implementării Sistemului de Control Intern Managerial, în conformitate cu normele legislative în vigoare;
• Raportare – transmite documentele de raportare asupra S.C.I.M., generate cu ajutorul funcționalității anterioare, către entitățile ierarhic superioare care au în atribuție centralizarea datelor de la entitățile subordonate ierarhic;
• Centralizare – centralizează, în mod automat, toate datele introduse în documentele de raportare asupra S.C.I.M. ale entităților subordonate, având capacitatea de a prelucra aceste date și de a genera rapoartele cumulative ale entității ierarhic superioare.

Cu ajutorul acestui modul se poate urmări în timp real realizarea Obiectivelor propuse, prin calculul automat al indicatorilor de performanță definiți pentru fiecare obiectiv și alertarea periodică a utilizatorilor în funcție de rezultatul obținut.

Modulul facilitează monitorizarea eficienței măsurilor/acțiunilor/instrumentelor de control implementate pentru gestionarea riscurilor. De asemenea, pune în acord cele mai importante trei standarde ale Codului Controlului Intern Managerial: Obiective, Monitorizarea performanțelor și managementul riscurilor. Următoarea etapă presupune integrarea în cadrul acestui modul și a cerințelor Strandarului 3 „Competență și performanță”, finalitatea fiind monitorizarea performanțelor individuale prin măsurarea gradului de realizare a obiectivelor individuale ale posturilor.

Întregul proces de gestionare a riscurilor este radical îmbunătățit, prin capacitatea modulului de a urmări implementarea măsurilor/acțiunilor/instrumentelor de control dispuse și de a cuantifica progresele din activitate. În situația în care măsurile de control nu sunt implementate la timp se inițiază alertarea responsabililor cu privire la depășirea termenelor de implementare a respectivelor măsuri și recalcularea riscurilor reziduale.

Urmărind domeniul Sistemului de Control Intern Managerial și ideea Managementului de Performanță, echipa noastră propune o nouă abordare în politica gestionării Obiectivelor. Astfel, am dezvoltat secțiunea de Obiective Individuale, acestea fiind corelate cu Obiectivele Specifice, Obiectivele Generale și Misiunea entității publice. Se asigură astfel un circuit logic complet între Obiectivele Generale asociate Misiunii entității publice, translatarea acestora către Obiectivele Specifice asociate structurilor active de pe organigrama entității și distribuirea lor în Obiective Individuale asociate responsabililor/salariaților.

Ponderea Obiectivelor Individuale din Obiectivele Specifice este generată automat de aplicație, de asemenea fiind posibilă și configurarea manuală a acestora în funcție de necesități. Pe măsură ce indicatorii de performanță asociați Obiectivelor Individuale vor fi completați, se vor genera automat valorile asociate Obiectivelor Specifice, care la rândul lor vor genera automat valorile specifice managementului riscurilor. În plus față de automatizarea proceselor de coordonare și monitorizare pentru Obiective Individuale-> Obiective Specifice-> Managementul Riscurilor, utilizatorii vor putea genera automat “Evaluarea profesională” a angajaților, în funcție de filtrele prestabilite (perioada, salariatul, compartimentul / compartimentele etc.).

Deși pare a fi un nou instrument care întărește aria de control, este de fapt o funcție care ajută Beneficiarii aplicației să-și optimizeze activitățile prin coordonare și monitorizare coerentă și centralizată. Un mediu de lucru organizat este un mediu de lucru relaxat.

Permite utilizatorilor să configureze evenimente importante ce vor fi însoțite de alerte și notificări de sistem la data programată. Atât alertele de sistem, cât și notificările sunt transmise automat către utilizatorii platformei, prin mesageria dedicată persoanelor responsabile de evenimentul programat.

Reprezintă un serviciu de tip poștă electronică, prin intermediul căruia utilizatorii platformei primesc notificări și mesaje personalizate fie de la administratorul platformei, fie de la consultantul alocat; de asemenea acest modul poate fi utilizat pentru comunicarea internă în cadrul entității publice, putând fi transmise mesaje și atașate documente. 

Panoul Multimedia rulează pe pagina principală a aplicației și permite utilizatorilor să vizualizeze anunțuri importante sau orice alt tip de material multimedia, postate de către utilizatorii cu acest drept. Acest modul, prin funcționalitățile personalizate, permite administrarea materialelor și transmiterea selectivă a acestora către utilizatorii din cadrul unei entități publice.

Prin intermediul modulului se asigură atât alocarea numerelor de înregistrare pentru documentația sistemului de control intern managerial cât și gestionarea/identificarea cu ușurință a acestora în funcție de denumirea documentelor înregistrate în acest modul. De asemenea, prin intermediul acestui modul poate fi înlocuit mecanismul de alocare a numerelor de intrare/ieșire pe format de hârtie și se instituie astfel modelul electronic de stocare a acestui tip de informații. Ca și în cazul tuturor celolarlalte module, Modulul Registratură poate fi accesat de oriunde, de pe orice dispozitiv conectat la internet. O funcție secundară a acestui modul constă în alocarea înregistrărilor pe compartimente active sau responsabili, astfel fiind posibilă generarea și monitorizarea circuitului fiecărui document.

Modulul Suport Online asigură asistență utilizatorilor în timpul accesării platformei, atât din punctul de vedere al funcționalităților oferite de către aceasta, cât și pentru întrebări sau alte probleme legate de aspectele tehnice ale implementării Sistemului de Control Intern Managerial sau alte procese legate de studiul cursurilor/manualelor integrate în Modulul e-Learning. Prin intermediul acestui modul serviciile de suport sunt personalizate în funcție de cererea fiecărui beneficiar, acestea fiind active de luni până vineri în intervalul 10:00 – 16:00.