STANDARDE ALE CODULUI CONTROLULUI INTERN MANAGERIAL

Rezultatul standardului

Conducătorul entităţii publice defineşte structura organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile, relațiile organizatorice şi comunică salariaţilor documentele specifice ale structurii organizatorice.
Conducătorul entităţii publice stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă, în conformitate cu cerințele legale.

Cerințe

Structura organizatorică trebuie stabilită în concordanță cu misiunea şi cu scopul entităţii, astfel încât să sprijine procesul decizional printr-o delegare adecvată a responsabilităților şi să servească realizării în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate a obiectivelor stabilite.

În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii publice, conducătorul entităţii publice aprobă structura organizatorică: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, compartimente.

Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a compartimentelor se regăseşte în statul de funcţii al entităţii şi se realizează cu respectarea concordanţei dintre natura posturilor şi competenţele profesionale şi manageriale necesare îndeplinirii sarcinilor salariaților.

Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie bine definite, clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entităţii publice.

Conducerea entităţii publice analizează periodic gradul de adaptabilitate a structurii organizatorice la modificările intervenite în interiorul şi/ sau exteriorul entităţii publice.

În fiecare entitate publică, delegarea atribuțiilor se poate realiza prin Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor şi prin ordine/ decizii exprese de a îndeplinii anumite operaţiuni și responsabilități.

Delegarea este condiţionată în principal de potenţialul şi gradul de încărcare cu sarcini a conducerii entităţii şi a salariaţilor implicaţi.

Actul de delegare a atribuțiilor și competențelor este conform atunci când:
– respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/ atribuţiilor delegate şi cunoştinţele, experienţa şi capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredinţat;
– sunt precizate, în cuprinsul acestuia, termenele-limită de realizare şi criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuţiilor delegate;
– sunt furnizate de către conducător toate informaţiile asupra responsabilităţii ce va fi încredinţată;
– este confirmat, prin semnătură, de către salariatul căruia i s-au delegat sarcinile/atribuţiile.

Salariatul delegat răspunde integral de realizarea sarcinii, iar conducătorul care a delegat îşi menţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia.

Întrebări de verificare a implementării standardului

1. Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii? 

2. Sunt efectuate evaluări/analize privind gradul de adecvare a structurii organizatorice în raport cu obiectivele și modificările intervenite în interiorul și/sau exteriorul entității publice? 

3. Actele de delegare respectă prevederile legale sau cerinţele procedurale aprobate?