STANDARDE ALE CODULUI CONTROLULUI INTERN MANAGERIAL

Rezultatul standardului

Conducătorul entităţii publice organizează şi gestionează procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare şi arhivare a documentelor interne şi a celor provenite din exteriorul entității, oferind control asupra ciclului complet de viaţă al acestora şi accesibilitate conducerii şi salariaților entităţii, precum şi terţilor abilitaţi.

Cerințe

În fiecare entitate publică sunt definite reguli clare şi sunt stabilite proceduri cu privire la înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea şi păstrarea documentelor.

Conducătorul entităţii publice organizează și monitorizează procesul de primire, înregistrare şi expediere a documentelor, iar la nivelul fiecărui compartiment se ţine, în mod obligatoriu, o evidenţă a documentelor primite şi expediate.

În entitatea publică sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului, etc., cât și măsuri de respectare a reglementărilor privind protecția datelor cu caracter personal.

Conducerea entităţii publice asigură condiţiile necesare cunoaşterii şi respectării de către salariați a reglementărilor legale privind accesul la documentele clasificate şi modul de gestionare a acestora.

În entitatea publică este creat un sistem de păstrare/arhivare a documentelor, potrivit unei proceduri, în vederea asigurării conservării lor în bune condiţii şi pentru a fi accesibile personalului competent în a le utiliza.

Întrebări de verificare a implementării standardului

1. Sunt aplicate proceduri pentru înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea şi arhivarea documentelor interne şi externe, după caz? 

2. Sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului, etc?

3. Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi aplicate în practică?